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リモートワークに欠かせないクラウドストレージboxの5つの特徴とデメリット(福岡)

こんにちは、地方×ITを伝播する3rdコンサルティング株式会社の大瀧です。

リモートワークに本格的に取り掛かり慣れ始めている反面、非ITのため作業がしづらいこともあるのではないのでしょうか?

その一つが「ストレージ/ファイルサーバ」です。

本日はリモートワークには欠かせないクラウドストレージサービス「box」の特徴とデメリットをお伝えします。

動画でもチェック

 

非IT企業が実施している「イケてない」こと

クラウド活用時代、まさかまだこういうことしていませんよね!?

    1. USBメモリーが大活躍
    2. 紙書類は基本的に「紙」で保管
    3. メールへ添付ファイル
    4. フォルダー管理がぐちゃぐちゃでどこになるかワカラナイ
    5. どれが最新のファイルかわからない

非IT企業が実施するだめなこと①

非IT企業が実施するだめなこと②

そのような結果何が生まれるかというと・・・

ムダな検索時間です!!!!

検索時間が1日1.6時間

ビジネスマンの1日における捜しものをする時間は1.6時間と言われております。

そのような検索を時間をなくすためにもboxが非常に役に立ちます。

クラウドストレージサービスBoxの5つの特徴

クラウドストレージboxの5大特徴

boxの5大特徴その①:容量無制限

なんといっても容量無制限!

法人契約であればBusinessプラン以上であれば上限なしです。

魅力的ですよね。

Boxの特徴①:容量無制限

boxの5大特徴その②:「3つのフォルダ」×「7つの権限」設定

Boxは3つのフォルダ構成と7つの権限設定ができます。

3つのフォルダは

    1. 個人フォルダ
    2. コラボレーションフォルダ
    3. 外部向けフォルダ

です。

色分けで判断できるため、他社との共有時にもビジュアル的に気をつけることができます。

次に7つの権限は以下となります。

    1. 共同編集者
    2. 編集者
    3. ビューア/アップローダ
    4. プレビュー/アップローダ
    5. ビューア
    6. プレビューア
    7. アップローダ

この権限設定ができるのが非常につかやすいです。

よく対抗馬として上がってくるDropboxでは「所有者」「編集者」「閲覧者」の3種類しかないため、より多くの人とやり取りする際には向いていません。

boxの特徴②3つのフォルダ×7つの権限

boxの5大特徴その③:フォルダ・ファイル共有

添付ファイルをなくすための施策でもある「フォルダ」「ファイル」共有です。

これまでローカル保存をしていたファイルをメールに添付する作業はしなくていいんです!

ファイルに直接接続できる特別なURL発行することができます。

また、そのファイルに対しても

    • 表示のみ可能/ダウンロード可能の権限設定
    • URLの有効期限
    • パスワード設定

も可能です。

Boxの特徴③:フォルダ共有・ファイル共有

boxの5大特徴その④:他社も無償利用可能

外部とプロジェクトを実施する場合など、様々な場面でフォルダを共有することがあると思います。

そのたびにboxのライセンス費用が発生するとランニング費用が高くなってしまいます。

しかしBusinessPlan以上であるとプロジェクトメンバー(他社ユーザ)も無料で利用することも可能です。

Boxの特徴:他社も無償利用可能

boxの5大特徴その⑤:API連携での他システム連携

クラウドシステムでAPIが公開されているのでいろいろなサービスと連携することができます。

例えば弊社では顧客管理・案件管理ツールである「セールスフォース(Salesforce)」とも連携しているので検索時間が削減することができます。

詳しくは下記ブログをご覧ください。

あの資料どこにいった!?をなくす社内業務改善〜Box×Salesforce連携〜【福岡】

Boxの特徴:API連携での他システム連携

Boxのデメリット

Boxのデメリットは以下になります。

    1. 5GBまでのアップロード上限
    2. オフラインNG
    3. 公式ページは英語対応(米国対応)

1と2は自社の使う環境や状況ではboxは不向きですので有償契約の前に確認ください。

3は英語得意であれば問題なしです笑

もし英語無理だ!という方は弊社までご連絡ください。

boxのデメリット

boxデメリット②

実際の画面で解説は次回のブログで

ここまでは特徴をお伝えしてきました。

次回のブログではよりイメージがしやすいように画面を用いて説明をしたいと思います。

是非合わせて御覧ください。

boxの実画面で確認してみる

最後に

ITツールは課題解決をするための手段の一つです。

自社の課題が明確になれば必ずITツールはあなたのビジネスを加速してくれます。

しかし、ツール導入がゴールになっている企業やツールベンダーが多いのも現状です。

きちんと自社の課題を明確にしたあとにツールを選んでいただけるよう、このようなブログやITについて知識を深めるコミュニティー「ふくおかクラウドCafe」を運営しております。

知識を深めたいという方は是非、引き続き閲覧・コミュニティに参加してみてください。

また、本ブログについて相談をしてみたいということでしたら気軽にお問合せいただけたらと存じます。

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