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リモートワークでも大活躍! クラウドストレージサービスboxのメリット・デメリットを大公開【福岡】

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こんにちは、地方×ITを伝播する3rdコンサルティング株式会社の大瀧です。

今回は、クラウドストレージサービスの「box」についてお話しいたします。

はじめに

最近は「リモートワーク」という言葉をあちこちで聞くようになってきました。

コロナの影響もあって、自宅でリモートワークをされていた方も多いのではないでしょうか。

リモートワークでは、データの受け渡しや保管、管理が重要だということに気づかれた方も多いのではないかと思います。

リモートワークでもよく使われる、どこからでもアクセスできる「クラウドストレージサービス」はいろいろありますが、今回はその中でもオススメしたい「box」というサービスについてご紹介したいと思います。

クラウドストレージサービスとは

まず、「クラウドストレージサービス」とはどういったサービスなのでしょうか。

これは、オンライン上にある大きなファイルボックスをイメージしていただくといいかもしれません。

企業内でも、社内からのみアクセスができる、社員共有のサーバや共有フォルダが存在しませんか?

ここに、業務に必要なファイルやデータを格納することで、アクセスを許可されたメンバーがファイルにアクセスし、情報を共有できるようになります。

「クラウドストレージサービス」とは、それがオンライン上に存在するものとなります。

社内サーバではなく、オンラインストレージに共有できるため、どこからでもアクセスができるというわけです。

ただ、オンライン上にあるということから、セキュリティの心配や、ファイルの管理がしにくいのではないかと心配される方がいるかもしれません。

情報漏えいの原因

ビジネスマンの1日における探しものをする時間

これらの、ファイルを管理する上で考えられるデメリットは、これからご紹介するboxが解決してくれるのです。

boxの5つの特徴と3つのデメリット

boxの5つの特徴

boxはこんな特徴を持ったシステムです。

1.容量無制限

法人契約をし、Businessプラン以上であれば容量が無制限で使用できます。

2.「3つのフォルダ」×「7つの権限」設定

3つのフォルダ構成と、7つの権限設定で、より多くの人と書類やデータのやりとりができます。

3のフォルダ×7つの権限設定【BOX】

3.フォルダ・ファイル共有

フォルダやファイルごとにパスワード設定や権限設定もできるので、限定メンバーとセキュアにやりとりができます。

4.他社も無償利用可能

Businessプラス以上のプランであれば、他社のプロジェクトメンバーも無料で使用できます。

5.API連携での他システム連携

⇒さまざまなサービスやシステムと連携ができます。

boxの特徴 API連携でのシステム連携

Salesforceは、顧客情報を管理するシステムです。

boxとAPI連携連携することにより、boxで管理していた書類や資料を、Salesforceの顧客情報と結びつけて管理することができます。

Salesforceの画面上で、boxに入れてあるファイルを閲覧することも出来るのです。

それにより、どの顧客とどんな契約書類を交わしたか、またどんな資料があるかなど、一元管理することが可能となります。

Salesforce×BOXの連携画面

Boxのデメリット

これだけ素晴らしい機能が揃ったboxですが、デメリットも存在します。

デメリット1:ファイルのアップロード上限が5GBまで

デメリット2:オフラインでの利用がNG

デメリット3:公式ページは英語対応

しかしながら、上記のデメリットをあらかじめ理解し、クリアできる環境や状況であれば、このboxを最大限に使いこなすことが出来るでしょう。

きっとあなたのリモートワークの強い味方になってくれるに違いありません。

boxの使い方

それでは、実際にboxの操作方法を見てみましょう。

非常にわかりやすく、簡単ですので、すぐ慣れると思います。

box基本操作1

box基本操作2

box基本操作3

box基本操作4

まとめ

いかがでしたか? boxはあなたの業務のパートナーになれそうでしょうか?

ITツールは課題解決するための手段のひとつです。

しかし、ツールを導入することがゴールになってしまうと、肝心の課題が解決できずに終わってしまいます。

それではせっかく導入したツールも宝の持ち腐れです。

自社にはどんな課題があるか。そして、その課題を解決するために導入すべきツールはなにかを考えていけば、これまで以上にITツールの導入がスムーズにいくのではないでしょうか。

これからもリモートワークはますます増えていくことでしょう。

自社ではリモートワークを取り入れなくても、取引先がそうである可能性もあります。

今後クラウドストレージサービスの重要性がクローズアップされるのではないでしょうか。

まずは「box」を実際に利用してみませんか。

最後に

いかがでしたでしょうか?

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