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案件管理をエクセルでしていませんか?はじめの一歩のboard

こんにちは、3rdコンサルティングの大瀧です。

はじめての案件管理、エクセルからの脱却の一歩目にふさわしいITツール「board」をご紹介したいと思います。

引用:board HPより,https://the-board.jp/

エクセルからの脱却ということで、案件管理、商談管理、見込み管理をエクセルで実施している方向けにまずはエクセル×案件管理のデメリットのお話から・・・。

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案件管理×エクセルのデメリット

デメリット①同時編集できない

エクセルを共有フォルダーや社内サーバーに格納してチームメンバーで譲り合いしながら編集していませんか?

特に会議の1日前、1時間前、10分前など誰かがいじってる。

そうすると待ちの時間が発生する。

待ち時間を合計しても大した合計時間にはならないが、心理的ストレスが多いのではないでしょうか?

デメリット②いつのまにか削除されている

削除は大きく分けて2種類あります。

偶発的な削除と意図的な削除。

偶発的な削除は自分以外の人が誤って削除するパターン。

もうこれは再入力しないといけないですね。

意図的な削除は報告したくないもの、特に失注したときにやってしまう行為です。

営業マンなら失注はつきもの。

削除したくなる気持ちもわかりますが、削除するメリットは一時的です。

その場で気がつかれなければ怒られない、それだけです。

失注や失敗は成功の糧です。

さらに、未来の商談のきっかけをなくすことになります。

デメリット③分析に使うのに一苦労

エクセルの機能は分析機能ではないです。

表計算です。

そして、データーを蓄積するための機能は皆無です。

なんのために商談管理をするのか?というところにも記載してますが、短期的、中長期的なためです。

なぜ、受注したのかも大切ですが、失注したことをオープンにする組織でないと失注の報告が上がってきにくい組織になってしまいます。

前述のようにエクセルは表計算ソフトですが、仮に商談の分析をするとき、すぐに見たい数字が解析できますか?

    • クライアントの売上規模×平均単価
    • クライアントの従業員人数×平均商談日数
    • 失注先×失注理由

このような条件ですぐに分析するためにも案件管理が必要です。

脱エクセル管理boardのご紹介

エクセルは私も使ってますし便利だから大好きです。

とはいえ表計算ソフトなのできちんとした商談管理ツールを入れましょう!

そんなときにまずは脱エクセル化、見える化ができるクラウドツールboardを紹介します。

特徴①:低価格で月980円から脱エクセルが可能

クラウドサービスかつ低価格。

とりあえずやってみよう、使ってみよう。使いづらかったらエクセルに戻ることができるというハードルが低い価格。

でも、980円以上の価値は確実にあるので使ったら離れられません笑

後述しますが、boardだけではなく、他システム(freee、Slack)と連携することでより使いやすくなります。

引用:board価格表より,https://the-board.jp/helps/help_about_price

特徴②:見積書に記載すると発注書、請求書に反映

私が使っている理由はここにあります。

営業マンは細かい作業が苦手。

エクセルで見積書作って、お客様からいただく発注書作って、請求書、納品書を作るという作業がboardでは一つに入力したら自動反映。

しかも、分割請求にも対応!!

素敵すぎる。

※発注書はfreeeでは作れません!!
自社から発注する「発注書」を作るのではなく、他社が自社に発注するための発注書のことです。

特徴③:売上分析の表グラフが自動でできる

案件の金額×商談の確度(フェーズ)×受注予定日ごとのグラフが勝手に生成されてます!

確度は

  1. 見積中(高)
  2. 見積中(中)
  3. 見積中(低)
  4. 見積中(除)
  5. 受注確定
  6. 受注済
  7. 失注

の7パターン。

これが自動生成してくれるのは嬉しい機能。

特徴④:会計ソフトfreeeへの自動連携

boardのいいところはAPIで他システムと連携するところです。

もうこれが本当に便利。

私の場合は2つの機能を使ってfreeeとの連携をしています。

  1. 売上の請求書発行⇒freeeへ売掛金として登録
  2. 買掛の請求書受領⇒freeeへ買掛金として登録

 

しかし、boardが向かないクライアントもあります。

  • 独自の集計分析をしたい
  • 営業組織ができあがっている
  • 連携するソフトがない
  • 独自のフェーズ管理をしたい

 

最後に・・・

Boardは通常一ヶ月のトライアルですが、このコードを入力すると二ヶ月に延長可能になります。。

「802FF1F70E」

是非使ってみてください。

https://the-board.jp/ref/802FF1F70E

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では、今日もゴール達成のためのシステム戦略家として一人でも多くのお客様のためになれますように。