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クラウドファイルサービスBoxの特徴とデメリット

引用:Boxホームページより,https://www.box.com/ja-jp/home

こんにちは、3rdコンサルティング株式会社の大瀧です。

今日は私が大好きなクラウドファイルサービスの一つでもあるboxを紹介したいと思います。

boxを使い始めて6年。

その間googleドライブ、dropboxなど使いましたが、やはり圧倒的にbox。

その大好きなboxの特徴3つとデメリットを書きます。

特徴①容量無制限

対抗馬であるDropboxの容量は組織あたり5TBです。

一方、Boxは容量無制限です。

将来的に組織が大きくなればなるほど容量を食うのは目に見えているのに、上限があるのは管理者が面倒くさい。

管理者はユーザに対して一人あたり1GBまでですとか、容量削除してくださいというコミュニケーションを取ることのほうがナンセンス。

そういう作業はストレスがある作業です。

 

引用:Box料金ページより,https://www.box.com/ja-jp/pricing

特徴②添付ファイル禁止とURL共有

メール添付ファイルしていませんか?

Zipファイルに固めて、パスワードを送付して・・・。

これで送られるとケータイから見れないんですよ。

一方、Box/DropboxのようなサービスではURLで送付できます。

しかも参照したかしてないかもチェックできる。

特徴③権限設定

クラウドって怖い?セキュリティ的に大丈夫?

クラウドのセキュリティ事項の8割は人的ミスと言われています。

管理ミス、誤操作、紛失などのヒューマンエラーであり、人災とも言っても過言ではありません。内部の人間の認識不足や不注意をいかに解決するかが大切です。

引用:情報漏洩の原因を徹底解析!原因と結果から学ぶ意識改革,https://japan.norton.com/leakage-cause-1462

その人的ミスはそもそも組織問題ではありますが、そうならないためにも権限設定は重要です。

しかも視覚的にわかりやすいほうがいい。

Boxには3種類のフォルダ種類があります。

    1. 個人フォルダ
    2. コラボレーションフォルダ(社内フォルダ)
    3. 外部コラボレーションフォルダ(外部向けフォルダ)

引用:Boxヘルプページ”フォルダのアイコンと色についてより

そして権限設定は7種類。

引用:7段階のアクセス権限設定,https://www.lrm.jp/box/useful/setting/access_setting/

つまり、3種類のフォルダ×7種類の権限設定の組み合わせということです。

シンプルでわかりやすいですよね。

 

デメリット

3つの特徴を上げてきましたが、残念ながらデメリットも存在します。

もし導入を検討されている方は是非、ご参照ください。

  1. 法人利用は5ライセンス〜
    つまり、月々9,000円かかります。SaaSなのでずっとかかる費用になります。
  2. インターネットに繋がる環境のみ利用可能
    Boxにもローカル保存をする機能はありますが、セキュリティを考えるとやはりクラウドのみ保存をオススメしております。
    つまり、インターネットに繋がらならい環境の場合は利用ができないということです。
  3. 英語サポート
    代理店を返さず導入すると残念ながら英語サポートのみです。
    英語が得意な方はいいかもしれませんが、私はちょっと・・・という方は代理店からも購入することができます。
    弊社でも代理店契約しておりますので購入&サポート(サポート契約は別途必要)をしております。

最後に

いかがでしたでしょうか?

boxは直販営業ではなく代理店のみの営業スタイルで地方には使いこなしている人がいないのも現状です。

下記のような質問ありましたら是非、下記リンクから弊社までご質問いただけらと存じます。

    • boxについてもっと教えてほしい、具体的にどういうふうに使っているの?
    • boxがいいか、dropboxがいいか、他のサービスがいいか、
    • データ移行も大変そうなんだけどどうしたらいいの?

また、ふくおかクラウドCafeでも

「Box × office365で実現するスマートなファイル管理」

という発表もしましたので参考にして見てください。

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では、今日もゴール達成のためのシステム戦略家として一人でも多くのお客様のためになれますように。