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【boxの困ったを解決】個人フォルダ作成に必要な権限設定とは

こんにちは、3rdコンサルティングでバックオフィス業務を担当しております立石です。

2021年2月から3rdコンサルティング株式会社に入社いたしました。

box自体の活用歴は5年になり、終日ログアウトすることはないと言っても過言ではないほど毎日活用しています。

このクラウドストレージサービス「box」は様々なストレージサービスの中でも、

BtoBに特化しており、フォルダ・ファイル単位で権限・共有設定が可能で、

セキュリティ面でも安心して利用できるサービスです。

詳しくは、下記弊社ブログも合わせてご覧ください↓

box 5つの特徴と3つのデメリット

ですが、実は今まで慣れ親しんだboxの「ある機能」が使えませんでした。

その機能とは、

【個人フォルダの作成ができない】

 

具体的に言うと、最上位の「すべてのファイル」階層に
個人の作業用フォルダとなる「個人のフォルダ」「私のBox Notes」を作成することができませんでした。

この個人フォルダがないとなぜ困るのかと言いますと、

「ローカル保存」もしくは「プライベードで使用しているクラウドサービス」などの、
プライベートで使用している空間に保存する代替手段を使うことになるためです。

しかし、業務内容が記載されたファイルをプライベートで使用している空間に保存してしまうと

情報流出、インシデント発生への第一歩となってしまいます。

そこで、本日は私と同じように困っている方に対し、少しでもお役に立てたらと思い

こうしてブログを執筆いたしました。

今回のブログの内容は2つ。

  1. boxで実現できていますか?

     

    最上位階層「すべてのファイル」に新規ファイルが作成可能ですか?
    黄色いフォルダ(個人フォルダ)と「私のBox Notes」が作成可能ですか?

     

  2. 「オープンフォルダ分類法」「クローズフォルダ分類法」という権限設定の違い

 

3rdコンサルティング株式会社では「クローズドフォルダ分類法」の設定がされていたため、

「すべてのファイル」に新規ファイルが作成ができませんでした。

しかし、セキュリティーを担保した状態で、上記を解決する方法があります。

それが「セミオープンフォルダ分類法」です。

では早速、オープンフォルダ分類法、クローズドフォルダ分類法についてお話をしていきます。

オープンフォルダ分類法、クローズドフォルダ分類法について

まず、オープンフォルダ分類法について簡単にご説明いたします。

【オープンフォルダ分類法とは?】

  • ユーザーは、最上位の階層(すべてのファイル)ページに個人用のルートレベルフォルダ(一番上のフォルダ)を作成できます。

  • デフォルト(初期設定)では、ユーザーはコラボレータ(ファイルまたはフォルダに招待したいユーザー)を準備して、自分が所有するフォルダから自由にファイルを共有することができます。
    →このオプションは、管理者の関与をあまり必要としません。

ただし、管理者に特定の権限があれば ユーザーのコンテンツ(フォルダの中身)を確認することができます。
※Business Plusライセンス以上はこの特定の権限設定があります。

【クローズドフォルダ分類法とは?】

  • 管理者は、(すべてのファイル) ページに独自のルートレベルフォルダ(一番上のフォルダ)を作成できます。
  • また、管理者は、ユーザーがルートレベルフォルダや個人用フォルダを作成できないように制限でき、ユーザーは管理者からフォルダに招待される必要があります。

最上位の階層(すべてのフォルダ)に「フォルダ」や「ファイル」を新規作成ができるかどうかは、

その組織の管理者によって制限をかけることができるということです。

組織でboxをどのように利用していくか、

構築段階で構成を考え「コンテンツの作成を制限する」設定を行います。

【自社はどっちを選択?】box導入企業が考えるべきポイント

次に、box導入を検討されている(あるいはすでに使用しているが、うまく導入しきれていない)

企業様が考えるべきポイントについてお話いたします。

  • すべてのコンテンツの管理を利用者に任せる場合は「オープンフォルダ分類法」
  • 管理者以外のユーザーがルート階層にフォルダをつくれないようにする場合は「クローズドフォルダ分類法」

 

【設定方法はこちら】

  1. 管理者画面へログイン>Enterprise設定
  2. コンテンツと共有をクリック
  3. 「コンテンツ作成」の項目で「コンテンツの作成を制限する」チェックボックスのチェックをはずす →オープンフォルダ分類法
    チェックボックスのチェックを入れる →クローズドフォルダ分類法
  4. 保存

この設定で、「コンテンツの作成」について制限ができるようになります。

セキュリティーを担保&個人フォルダを作りたい→セミオープンの設定

ここまでオープンフォルダ分類法とクローズドフォルダ分類法についてお話いたしました。

オープンフォルダ分類法とクローズドフォルダ分類法、どちらもメリットがある分、デメリットもございます。

【オープンフォルダ分類法のデメリット】
・ユーザーが自由に最上位階層にフォルダやファイルを作成する事ができるので、
フォルダが乱立してコントロールが難しくなる。

【クローズドフォルダ分類法のデメリット】
・すべてのコンテンツをIT管理者が管理するため無秩序な分散が大幅に軽減できるが、
フォルダへのグループやユーザー割り当てを行う管理者の手間が増える。

そこで、次は弊社・3rdコンサルティング株式会社で実施しているセミオープンをご紹介します。

「セキュリティーを担保し、個人フォルダを作りたい」そんな企業様におすすめです。

【設定方法】

1.オープンフォルダ分類法に設定する(☑をはずす)

2.ユーザーをクリック

3.個人所有のフォルダを社内限定でコラボレーション(可能にするに☑を入れる)

→この人が所有するコンテンツを外部に共有できるかできないかを決めることができます。

※これはあくまでも個人が所有するフォルダを自由に外部に共有させない設定となり、
外部に共有できる権限を付与されているその他のファイルには有効となりません。

その他「コンテンツと共有」の設定では、

フォルダを共有できる期間を設定したり、共有された人に編集を許可せず参照のみの設定したりするなど

セキュリティを強化する設定をすることが可能です。

セミナーオープンフォルダ分類法の場合は、

基本が「オープンフォルダ分類法」なので最上位階層にフォルダを自由につくることが可能です。

そして、フォルダが乱立しないように、社内の活用ルールをつくる必要があります。

3rdコンサルティング株式会社で実践しているフォルダ整理のルール

手前味噌で恐縮ですが、弊社3rdコンサルティング株式会社のboxは…

どこに何があるかがわかり易い!

この一言につきます。

では、どうして弊社のboxが見やすいと感じるのか。

「書類が探しやすい!悩まない!」box管理の具体的なTipsをご紹介します。

Tips1:フォルダ名の命名規則

よくあるフォルダ管理では、上記図のように

「企業名」のみになっている(例①)

もしくは、

「顧客番号」+「企業名」(例②)

となっているケースが多いです。

しかし、このフォルダ管理だと何が問題なりやすいのか。

問題点は3つ。

  1. 該当フォルダを探すのに時間がかかる
  2. 番号を覚えて置く必要があり、慣れていないと探しづらい
  3. 契約がなくなった際、再度顧客番号を採番する必要がある

そのような課題を解決するために3rdコンサルティング株式会社では、次のように管理しております。

このように、お客様のフォルダの名前にアルファベットを追加し、

わかりやすくしております。

Tips2:第二階層にあるフォルダの統一

そして、お客様毎のフォルダの中のコンテンツはすべて以下のように統一しています。

統一されていることで、作成した書類を保管する先に悩む必要もなく、

業務がルーティン化され業務の効率化が図れます!

その結果、

すべてのファイル名を会社で決めた命名規則通りにつける事で、

いつ発行したものか、何の見積案件分かが一目でわかります。

ちょっとの作業時間ではありますが、整理整頓されている状態で仕事をするのはとても気持ちが良いことです。

Tips3:ファイル名の命名規則

「どっちが最新の見積書?」

「このファイルって何?」

管理を煩雑にしていると、何度もファイルを開いて確認することになります。

ですが、下の図のようにファイル名に日付を挿入しておけば「いつ用意されたものか」「いつ更新されたものか」

が一目でわかり、かつ日付の順に並ぶことになるので、整理も楽になります。

このように、ファイル名に規則性を作ることで、資料管理が格段に楽になります。

まとめ:boxの機能×社内ルールの策定

同じboxのサービスを使っている企業でも、

社内ルールをきちんと策定している企業としていない企業では大きな差が生じます。

つまり、boxの導入段階で時間をかけてルールをきめることで、

その後の業務負担と検索や使い勝手といった「ストレス」を軽減することができます。

美しく整然と作成されたフォルダ構成をし、ルールを守って活用することで探したい資料がすぐに見つかる。

ますます便利なツールとして「box」の使い勝手に磨きあがっていきます。

最後に

いかがでしたでしょうか?

本ブログでは「個人フォルダ」の作成ができないという課題からスタートし、

「クローズドフォルダ分類法」「オープンフォルダ分類法」「セミオープンフォルダ」についてお話いたしました。

セキュリティ方針によって、どの設定がベストな選択かどうかは各社毎に異なりますが、

重要なのは「導入するときのルール作り」です。

私はboxを5年使って、大好きなクラウドサービスの一つでもあります。

他のサービスと違いセキュリティーの担保や容量無制限といった、法人クラウドファイルサービスの中では群を抜いていいサービスです。

が、使い方次第で使い勝手の悪いサービスにもなってしまいます。

弊社、3rdコンサルティング株式会社ではツールの導入・初期設定だけではなく、運用方針の支援もしております。

少しでも悩まれた方は是非弊社のブログやyoutubeなどを参考にいただけらと存じます。

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