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定着化しないシステムの育て方

こんにちは、3rdコンサルティング株式会社の大瀧です。

1月3日のブログで

すぐ導入効果があるシステム育てる必要があるシステムがあるということを記載しました。

すぐ導入効果があるITツールと育てるITツールの違い

本日は育てる必要があるシステムについて

    • 定着化しないシステムを定着させるのに必要な3要素
    • システムを誰が育てるのか

についてお話ししたいと思います。

定着しないシステムを定着化させるために必要な3要素

システムのゴールを段階的に分ける

システムのゴールっていつ決めていますか?

システム検討中?導入後?

おそらく、「なんとなく」が一番多いのではないのでしょうか?

重要なのは少し背伸びをしたら届くゴールを用意することです。

ダイエットと同じで最終的には10キロ痩せたくても初めから10キロの目標を立て、それに向かうのは難しいですよね?

段階的に3キロ、5キロ、8キロ、10キロと分けていくとそれぞれの壁を越えていくときの達成感があるはです。

それと同様にシステムのゴールを導入後・運用時に少しずつ変えていく。

それを振り返る打ち合わせを定期的に設けることが非常に重要です。

導入しっぱなし、使いたい人だけ使ってが一番定着化しない理由になるので少し頑張れば達成できるゴールを決めながら年間目標を立ててもいいかもですね。

推進者が孤立しないようにする

これまで取り組んでいないことにチャレンジングする、既存のやり方を変更することにチャレンジングしている人は、孤立しやすい、皆から文句言われやすい立場です。

そのような方に対して、役割だからといって丸投げにしていませんか?

プロジェクト推進者がやりやすい環境を整えることも経営者の役割です。

ですが、なかなかそこまで手が回らないのも事実。

そういったときに役に立つのがコミュニティ。

同じシステムを使っているユーザ同士がつながるコミュニティの有無も導入時の選定基準に入れてください。

コミュニティー=利用ユーザー同士でつながることができるオンライン/オフラインのコミュニティ

せっかく会社の資産を使って導入するシステム。安い金額ではないはずです。

ですので、定着化まで検討して導入するためには

    • コミュニティ
    • 導入時だけではなく導入後も支援してくれる(伴走してくれる)パートナー

を探すことも重要です。

成功事例よりも失敗事例を共有する

導入するシステムにもよりますが、たとえば営業支援システムSFAの場合は成功事例よりも失敗事例を共有することのほうが重要です。

何故だと思いますか?

それは人は「怒られたくない」「批判されたくない」生き物で、「ほめられたい」つまり承認欲求を満たしたい生き物だからです。

そのような中で、成功は誰でもが報告してくれますが「失敗は隠す」傾向があります。

ですので、敢えて失敗を共有し、それを褒め合う(共有したことに対して)ことができる組織づくりも実は重要なのです。

その組織づくりがシステムを繁栄することにつながります。

どうせ怒られるなら入力しないほうがいい、といったネガティブな意見を消すこともできます。

社内システムを誰が育てるのか

理想的には社内だけで実施するのがベストです。

また、誰が(つまり、どういう人が)育てるか=誰が推進者になるべきかという質問と同義語です。

推進者になるべき人の要素

①システム化する業務範囲について深い知識がある

②利用ユーザとの垣根がなく、お互いが相談しやすい関係性が構築できている

③経営人とのコネクションも強く、再度の投資が必要がある際に提案ができる

この3つの要素があることが重要です。

なので①だけ、①と②だけではなく、①かつ②かつ③の人が理想論です。

とはいえ、①かつ②かつ③は社内のスーパーエースなのでシステムを育てる時間がないのも事実です。

①②③ができる社内人材を育てるか、それを実施してくる「アウトソーシング」できるパートナーも一つの選択肢です。

最後に

システムは導入することは簡単でも成功するのは非常に難しいです。

大企業でも中小企業でも難しさは変わりません。

規模に応じた課題が違うだけです。

そのような課題に対して、弊社ではシステムの伴走支援を視野に入れたシステム導入を提案しております。

是非、気になった方はご連絡いただけらと存じます。

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では、今日もゴール達成のためのシステム戦略家として一人でも多くのお客様のためになれますように。