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13歳からのセールスフォース【活動履歴編】

こんにちは、地方×ITを伝播する3rdコンサルティング株式会社・システム戦略家®の大瀧です。

大好評のシリーズ「13歳からのセールスフォース」の第四回目となります。

前回までのシリーズはこちらから↓↓

四回目の今回は「活動履歴編」をお送りしたいと思います。

みなさんは、セールスフォースの「活動履歴」をきちんと使いこなしていますか?

社員にとって、活動履歴への入力作業は面倒な作業ですが、

マネージメント側としては必ず入力してほしいことだと思います。

 

話題は少し変わりますが、

私がこのブログを執筆しているのは2021年5月ゴールデンウィーク真っ最中です。

ちょうど10年前、私(大瀧)はセールスフォースの資格勉強に励んでおりました。

ヘルプページや先輩・同僚からもらった資料やテキストで

セールスフォースの「セ」の字から勉強をしておりましたが、

「イメージがつきづらい・理解がしにくい・理解するのに時間がかかった」

という印象を持っておりました。

当時をより詳細に振り返ってみますと、

「米国で流行ったシステムを無理やり日本語訳している」

「アメリカのビジネス文化を日本に取りいれているから分かりづらい」

と思っておりました。

しかし、10年経った今、

セールスフォースというITツールがないと、仕事を続けることが難しいと考えております。

大げさかもしれませんが、それほどセールスフォースを使いこなしておりますし、

他のツールでは代用をすることを考えておりません。

私の頭の中の記憶(メモリー)が限られており、多くの人と多くのことを話をするので、

忘れることが多々あり、それを一つ一つ覚えておくには限界があります。

セールスフォースではそれらを「時系列」「漏れなく抜かりなく」覚えてくれており、

さらには「最適なタイミング」でタスクまで管理してくれる。

非常に優れた記憶を兼ね備えた優秀な秘書のようなイメージです。

そこで、このブログではセールスフォースの「活動履歴」を10代の方でもわかりやすく、

そして「活動履歴」を入力をしたくなるような内容を自分に説明するつもりでブログを記載します。

このブログを通して「活動履歴」の大切さと入力したくなる方法をイメージしていただけたら幸いです。

24歳のアナタがお客さまを引き継ぐことになった

まずは今回もロールプレイをしていきましょう。

あなたは現在24歳の会社員。13歳の方は、約10年後の自分だと思っていてください。

今回のロールプレイのストーリーはこんな感じです。

そして、一緒に仕事をする先輩はお客さまからの評価も社内の評価も高く頼り甲斐があります。

いつも他人のことを思って行動し、セールスフォースへの入力も細かにしていると評判です。

では、そんな先輩のお客さま「山田さん」の活動履歴を見ていきましょう。

活動履歴はきちんと先輩が記録として残してくれているようです。

このように、日々の日誌(学校で言うなら細かい学級日誌のようなものでしょうか)をつけるように、

先輩が山田さんの「通院理由」や「現在の治療内容」を把握し、きちんと記録することで

担当が変わって「なにもお客さまのことがわからない状態」でのスタートではなく

「ある程度お客さまのことを把握している」状態でいられるのは、担当者であるあなたにとっても

今後あなたのポジションを引き継ぐ人にとっても、もちろん企業にとってもメリットがあります。

安心してお客さまの担当にもなれますし、お客さまもアナタに0から話す必要がなくなります。

入力した情報だけではなく、複数のチャンネルにまたがる情報をセールスフォースへ連携

そして、セールスフォースの「活動履歴」のすごいところは

社内のメンバーが入力したデータだけではなく、

お客さまが入力したデータも連携できる

点です。

活動履歴を入れる理由は2つあります。

自分のため

まずは自分自身がお客さまと何を話したのか。

そしてお客さまに対してやるべきことや忘れたくないことをキチンとログとして残しておくこと。

これをすることによって、思い出す作業に手間がなくなるうえに、

お客さまに迷惑をかけずに済みますね。

社内メンバーのため

ビジネスは一人でできることには限りがあり、社内メンバーに助けを借りることもあります。

風邪で会社を休む、時短勤務に変更する……。

リモートワークをするといった様々な要因で人に任せる時がきます。

だからこそお客さまとの会話の内容や、タスクなど、ログを残しておく必要があります。

学校でも、1日お休みしたときにお休みした日の授業の内容をきくために、

クラスメイトにノートを借りたり、前日の授業の進行具合をきいたりしますよね。

それと同じだと思ってください。

セールスフォースは、顧客を中心として情報を管理していくツールです。

社員一人ひとりがきちんと顧客情報を入力すること。

それがお客さまの満足度を高める最短距離です。

そして、ただ情報を入力するだけではなく

電話、メール、Line、WEBといった顧客とのあらゆる接点を自動連携するといったデザインが重要となります。

なかでもメールに関しては、Googleが提供しているGmailとSalesforce連携を連携することが可能です。

Gmail×Salesforce連携については、過去の以下ブログで紹介しています。

顧客情報を管理するだけてはなく、お客さまのために、社内メンバーのために、

まずは「自分のために」セールスフォースを利活用してみてはいかがでしょうか?

最後に

いかがでしたでしょうか?

今回「13歳からのセールスフォース」の第四回目ということでお送りしてきましたが、

セールスフォースの「活動履歴」の機能がどのように便利かというイメージは付きましたでしょうか?

ただ単純に入力するだけではなく、あらゆる情報連携させることがお客さまの満足度につながり、

自社での業務をスムーズに実施することが可能になります。

自社に最適なシステムを導入したい、もっとセールスフォースを使いこなしたいという方は、

是非こちらからお問合せをいただけたらと存じます。

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