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クラウドサインで始める契約書作業の効率化

電子サイン、利用されていますか?

弊社ではコピー機、プリンターを用意していないため、自社で印刷することすらできません。

シェアオフィスのため、シェアオフィスの共有プリンターを使うことも可能ですが、設定すらしておりません。

本当に必要な場合はセブンネットプリントを使っています。
こちらについてはまた別ブログで

さて、紙の資料をなくすためにハードルの一つは「契約書」ではないでしょうか?

弊社では「個人事業主」時代から「CLOUDSIGN」を使っておりました。

では、本日は「無料」で使えるCLOUDSIGNについてご紹介いたします。

引用:クラウドサインHPより,https://www.cloudsign.jp/

特徴1:月5枚までは無料で利用可能

無料プランの場合、月5枚までは無料で利用可能です。

これは自社⇒クライアントに送る枚数の上限値です。

つまり、クライアント⇒自社に送られてくる契約書等のサインはカウントされません。

6枚以上送付したいときは有料プランにすることができます。

その場合、月額固定費が10,000円、送信費用は1件あたり200円。

高いと思った方もいらっしゃると思いますが、よく考えてみてください。

【固定費について】

資料を印刷⇒製本⇒封筒へ住所記載⇒鏡文作成⇒切手購入⇒投函の作業時間および手間を考えると

月額10,000円はそれほど高い金額ではないはずです。

時給1,000円の職員の10時間の作業となります。

【送信費用について】

こちらは切手および封筒の値段と比べると安いですね。

レターパックは一律370円なのでクラウドサインの場合は200円なので▲170円ですね。

特徴2:契約書は既存のエクセルでOK

既存の書類作成は今まで通りで変わりません。

私の場合「board」という見積書〜発注書〜納品書〜請求書〜領収書を作成できるソフトを使っています。

boardについてはこちらを参照ください

案件管理をエクセルでしていませんか?はじめの一歩のboard

こちらのソフトで作成された各種書類をそのままCLOUDSIGNにアップロードして終了です。

つまり、今エクセルで作っている方、専用ソフトで出力されている方はそのままの運用でCLOUDSIGNを利用することができます。

特徴3:未開封チェックも可能

地味に便利なこの機能。

送付して「あれ?まだサインもらっていないな?」ということを確認することができます。

そして「未開封」であれば「リマインド」メールを送ることもできます。

送付枚数が多い企業さんでは誰がまだサインしていないかを一覧で確認して、未サインの方にリマインドすることもできるということです。

この機能是非使ってください!

最後に

CLOUDSIGNをはじめ電子サインツールは何種類もあります。

どれを使おう?使うかどうか悩むなということであれば、まずは社内で使ってみてはいかがですか?

遊びでも使えるのでまずは社内で稟議を回していることをあえてしてみるとか・・・。

本ブログの記事に興味を持った、導入検討してみたいという方であれば是非ご連絡をください。

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では、今日もゴール達成のためのシステム戦略家として一人でも多くのお客様のためになれますように。