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box×クラウドサイン×セールスフォースで実現する契約書の最強業務フロー

こんにちは、システム戦略家®の大瀧です。

みなさんは、ITシステムを導入する際、どのようなツールから導入を進められたでしょうか?

私が3rdコンサルティング株式会社という会社を立ち上げて、初めて導入したツールは「box」です。

その次にfreee、セールスフォース、クラウドサインという順番で導入しているのですが、

キーワードは「ムダなことをはしたくない」の一点です。

では、「業務のムダ」とはなにか?

特に「他者がやった(やっていた)ことを把握する」ことや「理解する」ことは、

分かりづらいものです。(引き継ぎなどの業務も含め)

だからこそ、業務の流れを統一し、

誰がやっても同じ質が担保できるように整えること業務フローの改善だと思います。

その改善に必要不可欠なものが「ITツール」です。

そして、会社の成長と比例しないのが「バックオフィス」のIT化。

売上は順調に伸びているのにも関わらず、

営業サポート・事務、会計・経理などの改善に力を入れていない企業も多いのではないのでしょうか?

企業にお金をもたらすのは「経営陣」「営業」かもしれませんが、

それを支えるバックオフィスメンバーの業務効率をないがしろにすると、いずれ破綻します。

なぜなら、売上を上げても入金がなければ会社の利益を残すことができないからです。

もし、それらを無視して売上だけを追求すると、

大きくなりすぎた風船のようにいつ破裂するかわかりません。

そこで、弊社では創業当時から徹底して行っている「バックオフィス」のIT化、

特に営業事務・サポートで実施している業務フロー×ITツールを駆使した業務改善を行っております。

今回はその方法についてお話をしていきたいと思います。

発注書・契約書を作成し、契約するまでの業務フローを考える

お客さまから正式に発注が出た後、

通常であれば「基本契約書」「個別契約書(発注書)」の作成および契約締結を行います。

そこで、まず質問です。

みなさんの会社の基本契約書や個別契約書(発注書)の雛形はどこにありますか?

最新版は個人のPCでローカル管理をしていたり、

もしくはそれぞれオリジナルのフォーマットで実施したり、

管理しているかもしれません。

弊社では雛形フォルダーを用意し、

基本契約書の最新版はクラウドファイルストレージである「box」で保管されております。

boxでは「いつ」「誰が」変更をしたのかを把握することができます。

ここで、クラウドファイルストレージboxの特徴を簡単にお伝えいたします。

boxの特徴は大きく分けて5つです。

box単体の利用方法や詳しい特徴の解説につきましては、下記ブログや動画をご参照ください。

box 5つの特徴と3つのデメリット

また、お客さまに関するフォルダの格納先にもルールを決めております。

弊社では取引先(お客さま)のフォルダの構成は決まっており、

下記のようなルールを設けております。

お客さまのフォルダを手動で作成するのではなく、

顧客管理ツールでもある「セールスフォース」からboxのフォルダの「新規作成」をクリック。

すると下記のようにセールスフォース×boxが連携し、

セールスフォース上からboxのフォルダを作成することができます。

そこで、今回作成しようとした契約書ファイルの雛形からコピーし、

お客さまごとに内容を変更をしていくという流れを作っております。

そして、クラウドファイルストレージでもあるboxでは下記を実現できています。

  • お客さまごとのフォルダがどこを見ても同じ構成
  • ファイルがバージョン管理されており、最新版をすぐに把握

このようにboxを用いてフォルダ・ファイルを整理することで、どのお客さまにおいても、

どこにどのようなファイルがあるか。一目瞭然で確認できます。

つまり、「忘れる」「探す」という「ムダをなくす」ことができるのです。

お客さまとの契約のときに便利なbox×クラウドサイン連携

みなさんの中にもboxを使われている方がいらっしゃるでしょう。

ですが、お客さまとの契約書をクラウドファイルストレージであるboxに格納→印刷、

製本テープを貼り、印紙をつけ、お客さまに郵便で送付。

なんてことはやっていませんか?

そのような業務フローを組んでしまうと、いつまで経ってもバックオフィスのメンバーや

営業サポートのメンバーはリモートワークに対応できなくなってしまいます。

弊社では現在完全リモートワークを行っており、バックオフィスメンバーや営業サポートメンバーも

出勤せずに業務を行うことができるようになっています。

契約書は本来「紙」でやることが常識ではありましたが、アフターコロナ、

ウィズコロナでオフィスに出社できない状況が当たり前になり、それらの常識が覆されてきました。

そこで一役買ってくれるITシステムが「クラウドサイン」です。

「クラウドサイン」クラウドの電子契約サービスです。

単体でも非常に活躍できるITサービスの一つではありますが、

弊社ではboxと連携することでより便利に使っております。

「クラウドサイン単体サービスの利用方法については下記ブログを参照ください。

CloudSignで実現する業務改善

では早速、「box」「クラウドサイン」を駆使して業務フローで考えていきます。

まずMicrosoftWordで契約書を作成します。

(弊社ではbox×Office365を連携しているのでクラウド上で完結しています)

そして、契約書完成後、PDF化&boxへ保存。その後boxからクラウドサインを起動し、

契約書を送付します。

具体的な業務フローイメージはこちらです。

単体でも便利な「クラウドサイン」「box」ですが、

両サービスを連携させることで、業務フローや手番が非常にシンプルになります。

一週間に数件しか契約のないビジネスモデルであれば、活躍の場はそんなに多くありません。

が、一日数件、週に数十件などの契約処理をする企業さまにとっては、

絶対に導入したほうがいいサービスの一つです。

そして、弊社ではこれらのほかにもう一工夫をしております。

それは、「セールスフォース」との連携です。

box×クラウドサイン×セールスフォース連携で「いつ」「どの案件で」「契約が走っているのか」を把握可能

お客さまと契約締結したファイルはクラウドサインからboxへ自動格納されます。

その後、若干の手作業が入りますが、

サイン済みのファイルの共有URLをboxからコピーし、セールスフォースの商談に記載します。

セールスフォースでは受注済みの商談から契約が自動的に作成されますが、

「どの契約」が「どの商談とひも付き」「どの商談で契約した書類」かを、

社内の誰でも把握・閲覧できます。

これこそが、バックオフィスの効率化です。

バックオフィスメンバーの作業はもちろん資料や書類を作成するという作業時間もあります。

しかし、情報を探す作業も見逃してはいけません。

案件を受注したメンバーはあくまで営業やコンサルティングメンバーとなり、

受注後の作業をするのは他のメンバー、つまり営業サポートや経理となります。

両者の情報共有がきちんとできるのであれば問題ありませんが、

リモートワークの対応が当たり前になると、

オフラインでできていた「ちょっといいですか?」「あの件はどうなっていますか?」

ができなくなります。

そのような状態を少しでもなくすために、

業務フロー×ITツールを整理しながら使うと、そのようなストレスを大幅に軽減することができます。

最後に

いかがでしたでしょうか?

box、クラウドサイン、セールフォースを単体で使っている方。

もしくはそれぞれ使っているけどAPI連携して使っていないという方は

一定数いらっしゃるのではないのでしょうか?

どうしても、バックオフィスへのITツール導入は遅れがちになります。

しかし、バックオフィスも会社の利益を支えてくれているメンバーに間違いありません。

そのような役割を担うメンバーがこれまで以上に働きやすい環境で

ITツールを使いこなすと、

経営者や営業にこれまでとは違った付加価値を提供してくれると思っております。

バックオフィスメンバーが生き生きとITを使い自社の業務を実施できる企業に変革をすることが、

ITツールを使いこなすことの第一歩になります。

もし、このブログで紹介したITツールを導入している、

もしくは導入したけど使いこなせていないという方は、

自社の利用方法を見直してみてはいかがでしょうか?

「自分たちの力だけではスピード感が出ない!」
「第三者の専門家に背中を押してもらい、スピードをあげていきたい!」

という企業さまは、ぜひ下記よりお問合せをいただけらと存じます。

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