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セールスフォース×box連携の大革命雛形フォルダーの自動生成⇒二度手間&検索時間を大幅削減

こんにちは、システム戦略家®の大瀧です。

クラウドツールを連携し、

個社ごとの業務フローに合わせたオリジナルのシステムを作り上げることを得意とする

弊社、3rdコンサルティング株式会社。

この度、弊社が利用し・愛し続けるサービスの一つである

「セールスフォース」「box」

新たな付加価値を作り出す連携サービスを開発いたしました。

顧客管理や案件管理システムである「セールスフォース」

クラウドファイルストレージサービスの「box」を連携されている企業も多いと思います。

弊社よりセールスフォースを導入し、

boxを契約されている方は100%連携をかけているのですが、

このような声をいただくことがあります。

このニーズを解決すべく、弊社3rdコンサルティングの知識を総動員し、

「セールスフォースからboxフォルダーを作成するときに雛形フォルダーをコピーする機能」

を作成しました。

boxについてはこちらの関連記事もぜひご覧ください。

セールスフォース⇒boxの従来の連携

まず前提として、従来のセールスフォースとboxの連携だけでも十分に便利です。

なぜなら、顧客管理とファイル管理が同一のシステムの中で管理できるからです。

顧客や案件に関連する情報はシステムAで管理し、

提案書や見積書、契約書はシステムBで管理して…

といった異なるシステムでの管理は、はっきり言って

「検索や手間がかかりすぎる」状態になりがちです。

一方、セールスフォース×boxを連携するとそれらを解消することができます。

どのお客さま情報においても、

すぐにお客さまに関連するフォルダーやファイルを閲覧できるのです。

つまり、

【顧客管理】と【ファイル管理】を一元化できるということです。

しかし、

弊社および弊社のお客さまはこの効率化だけでは満足できませんでした。

導入したお客さまからいただく「もっとこうしたい!」「こういうことはできる?」

従来の連携開発を実装したシステムを導入したお客さまからは、

「本当に便利になった!」「ありがとう!」

といったお声をいただいておりました。

そして、「これこそがクラウドツールを連携する最高の状態だ」

と思ってくださっていました。

しかし、私もそうですが、

慣れてしまうと「もっと使い勝手を良くしたい!」と思うものです。

そこで、こんなご要望をいただきました。

【ご要望】

  • フォルダー構成が作成者によってバラバラであるため統一をしたい
  • 雛形フォルダーを準備しているが、コピーする手作業をなくしたい

この作業をすることでご要望①は解決できます。

しかし、人によってはこの作業を忘れている場合もあり、

気づいた方がこの作業を実施しているのですが、それでもこの運用の場合、大きな欠点が出てきてしまいます。

それは、

事前に雛形コピーをしていない方がご自身で作成したフォルダーの中身を確認した後に、

雛形フォルダーからコピーする必要があるということです。


要望①と②を解決するためには、

「セールスフォースからbox上にフォルダーを作成する際、

雛形フォルダー配下にあるフォルダーをコピーし、配置する」

ことが必要です。

このご要望にお応えし、より良いセールスフォース×box 環境を整えるために、

弊社のエンジニアが新しいサービスを作ってくれました。

新たに開発したセールスフォース⇒boxへの連携&雛形フォルダーを自動生成!

では、従来の連携を実装しただけの場合の操作手順をお伝えします。

【手順】

  1. セールスフォースの取引先からboxの「CreateFolder」をクリック
  2. セールスフォース上からboxに連携がかかり、box 上にフォルダーが新規作成
  3. セールスフォースと box が連携していることが確認できる

【課題】

  • box上に作成したフォルダ名を変更したいときに名前の変更をする必要がある
  • 雛形フォルダーをコピーする必要がある

新しく機能を追加したセールスフォース×box連携を実装した手順がこちら。

【新・手順】

  1. セールスフォースからboxへフォルダーを作成
  2.  box 上に作成するフォルダ名を指定
  3. 予め指定した雛形フォルダーからフォルダー構成をコピー

いかがでしょうか?

セールスフォースとboxのアプリ連携だけでも非常に便利な機能でありますが、

もう一歩踏み込んだ連携開発をすることでより便利に、

より業務に即した使い方ができるようになりました。

最後に

このブログ執筆時には弊社内部での展開ではありますが、

お客さまからの「便利!」という声がエンジニアに届いております。

従来のセールスフォース × box連携でも非常に便利な機能ではありましたが、

さらなる進化を遂げたこの機能。

どこにも売っていないサービスではありますが、絶対に便利な機能です。

セールスフォースユーザかつboxユーザや、

これから両サービスの導入を予定されている方は

是非、本システムの導入もご検討されてみてはいかがでしょうか?

弊社はセールスフォースやboxなど、

ITを武器に磨き上げることを得意とするプロフェッショナル集団です。

ITツールを導入したけど期待値以上に使いこなせていないという方は、

自社の利用方法を見直してみてはいかがでしょうか?

「自分たちの力だけではスピード感が出ない!」
「第三者の専門家に背中を押してもらい、スピードをあげていきたい!」

という企業さまは、ぜひ下記よりお問合せをいただけらと存じます。

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