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【福岡】業務プロセスの改善はフロー分析から始まる〜業務改善の進め方〜

こんにちは、地方×ITを伝播するで創業した3rdコンサルティング株式会社の大瀧です。

本日のブログは業務プロセスを改善するときに弊社が実施している業務フロー分析についてお話したいと思います。

ITツールを入れても何も変わらない

この数字はIT導入の成功率と言われております。

業務プロセスを改善する⇒どうすればいいかわからない⇒ITツールを調べる⇒現行業務フローと乖離がある

という悪循環が2社に1社あるということです。

参考文献:日経ビジネス”プロジェクト失敗の理由、15年前から変わらず,https://business.nikkei.com/atcl/opinion/15/100753/030700005/

では、業務プロセスを改善するにはどうしたらいいか?ということですがやることがあります。

それは、「現在の業務プロセスをすべて洗い出しする」ことです。

業務プロセスの洗い出しと課題解決の範囲決定

弊社がご相談いただくケースは「業務改善したいけど、どうしたらいいかわからない」ということが非常に多いです。

その場合、まずは一時間〜二時間ほどお時間を頂戴し、現在の業務プロセスの可視化を行います。

業務プロセスの洗い出し

例えば、このような業務の流れをヒアリングしていきます。

このヒアリングをさせていただいたあとに、業務フロー図に落としていきます。

重要なのは

    • 業務の大まかなフローを捉えること
    • 登場人物は誰か
    • どのようなシステム(アナログ・デジタルを含む)を使っているか

を明確にすること。

弊社がサンプルで上げている例は下記となります。

上記は不動産仲介業を例で考えています。

登場人物・システムは

    • 顧客
    • 営業事務
    • 担当営業
    • 上長
    • 経理
    • システム

となり、業務概要は

    • 問合せ
    • 提案
    • 社内手続き
    • 契約手続き
    • 請求
    • 未入金対応

という内容です。

人の流れ、業務の流れ、そのときに使うシステムはなにか?という日頃の業務をあら出ししていくだけの作業です。

社内だけで実施することも可能ですがなかなか実施されていないことが多いです。

理由は唯一つ「忙しく、優先度が上がらないから」です。

課題解決の範囲決定

ここで、はじめて課題を抽出していきます。

上記の例でいうと例えば

    • カレンダーと手帳に二重入力しないといけない
    • 日報と案件管理票に同様のことを書くので面倒くさい
    • 資料作成や請求書作成、上司への報告資料作成が手間

が考えられます。

そこからその業務をより深堀りしていき、業務設計をしていき、ITツールに落とし込むことを実施します。

ITツールに落とし込むことについては下記ブログを参照ください。

【福岡】自社の業務プロセスの見直しと業務改善を実施してみた 〜全体像編〜

このように、

    1. 現行業務の洗い出し
    2. 課題の抽出
    3. 改善する範囲の明確化

を実施することで業務改善が進んでいきます。

ちなみにこの1〜3を終えて初めて「ITツールの検討」になると思っています。

(ほとんどのシステム会社やツールメーカーは1〜3は蔑ろにしていると思っています)

最後に

いかがでしたでしょうか?

業務フローと課題が見えてきたらすることがあります。

それは重要度と優先度の選び方です。

これについては明日のブログで記載させていただきます。

弊社ではIT導入前に業務の見える化・ギャップ分析をさせていただいております。

もしご興味がある方は是非、下記ページをご参照ください。

戦略型IT導入コンサルティング

では、今日もゴール達成のためのシステム戦略家として一人でも多くのお客様のためになれますように。