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あの資料どこにいった!?をなくす社内業務改善〜Box×Salesforce連携〜【福岡】

こんにちは、福岡から【地方×IT】を伝播している3rdコンサルティング株式会社の大瀧です。

一日1.6時間

この時間、何を表している時間かご存知ですか?

2019年4月にオウケイウェイヴ総研から出されていたビジネスマン一日おける「探しものをする時間」と言われています。

ひと月に22日働くとすると月35.2時間、年間422時間。

時給2000円とすると年間84万円が無駄になっているということです。

その時間を1/2,1/3になるために弊社が社内で実施していることを紹介したいと思います。

動画もUPしていますのでこちらも合わせて確認してください。

結論

Box:社内の全ての書類・資料・議事録を保管

Salesforce:顧客に関連する全ての情報を保管

Box×Salesforceを連携し、検索時間を極力なくす

Box・Salesforce連携

Boxのフォルダ構成を工夫する

まず初めにフォルダ構成を整理する必要があります。

フォルダ構成=インデックスのようなものです。

弊社では顧客に関連する提案資料や契約書は以下のような構成になっています。

  • クライアント名
    • 01提案書
      • 01_受注前提案資料
      • 02_PJ資料
    • 02_見積書
    • 03_発注書
    • 04_契約書
    • 05_注文書
    • 06_請求書
    • 10_その他

Boxのフォルダ構成

顧客管理ツール(Salesforce)×Boxを連携し、一元管理をする

弊社では顧客管理ツールはSalesforceを使っています。

こちらのブログもご参考に。

【福岡】自社の業務プロセスの見直しと業務改善を実施してみた 〜全体像編〜

3rdコンサルティング株式会社における顧客情報作成手順

    1. Salesforceの画面から顧客情報を追加する
    2. Salesforceの画面上からBoxを開き、自動的にSalesforce⇒Box内にフォルダを作成する
    3. 2を実施すると「2.Boxのフォルダ構成を工夫する」で紹介したフォルダが自動生成される

その結果このような画面になります。

Box×Salesforce連携画面

ファイルを探すときの手順

お客様の名前で検索することが多いので、Salesforceのグルーバル検索で検索したいクライアントの名前を検索します。

Salesforceのグルーバル検索でクライアント名で検索

その結果、「取引先」ができます。

すると、SalesforceからBoxの環境が見えるので一発で検索したかったファイルに到着することができます。

Box・Salesforce連携

よく参照するファイルはSalesforceの項目に貼り付ける

例えば、議事録、案件に紐づく提案書、見積書、契約関連書類など、Salesforceの「取引先」や「商談」「契約」オブジェクトに

項目を貼り付けておきます。

そうするとクリックするだけでSalesforce⇒Boxのフォルダが開きます。

Salesforce×Box連携

たったこれだけのことですが、意外と便利ですよ!

1年前に提案書類どこだっけ?見積書は?

契約更新だけど契約時の書類どこ?なんてことがなくなります。

まとめ

BoxとSalesforceは連携することにより、両ツールの特徴を最大限活用することができます。

是非本日ご紹介した利用方法を試してみてはいかがでしょうか?

最後に

弊社は【トップセールスマン育成】×【戦略的システム導入】で成果を出す組織を創ることを専門とするコンサルタントです。

システム導入を失敗した苦い経験がある、システム導入を成功に導きたい方は是非弊社にお声がけください。

ここでは言えない某人材会社大手や某大手税理士法人でも実績がありますのでぜひ下記お問い合わせよりご連絡をください。

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では、本日も多くのお客様と出会い、地方×ITが伝播できますように。