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失敗しないシステム導入講座〜二重三重入力の経理作業からの脱却〜【福岡】

二重三重入力の経理作業からの脱却

こんにちは、福岡から【地方×IT】を伝播している3rdコンサルティング株式会社の大瀧です。

業務改善の話をさせていただくと必ずと言っていいほど「経理」の話が出てきます。

もちろん私が前職でfreeeにいたことも要因の一つであると思いますが、

うちの経理は素晴らしいっていう経営者の方に出会えることがなかなかないです。

弊社では税理士さんとタッグを組み、お客様の経理周りの業務改善も実施しています。

そこで、本日は「二重三重入力の経理作業からの脱却」について話をいたします。

動画でチェックしたい方はコチラ↓

二重三重入力の経理作業を見える化

経理の方は会社の中で非常に重要なポジションと考えています。

名前からもわかるように経理は「経営管理」で、経営資源をどこに投下し、会社を目標達成に導くかを司る役割です。

つまり、最高経営層の意思決定を助ける重要なポジションと言えます。

残念ながらそのような役割を100%担っている経理は少ないです。

理由は明確で「やることが多いから」です。

その悩みの一つに「帳簿づくり」つまり、会計作業です。

ではなぜ忙しいのか?

帳簿を作るために色々な情報を複数の部署からいただかないと処理ができません。

例えば「売掛金」だけでいうと最大4つのツールに同内容を記載していく業務フローです。

非効率な経理業務フロー図

売掛金登録

売掛管理シートのようなエクセルファイルに売掛金を登録する作業です。

請求書作成

営業からの依頼で請求書の作成、送付の作業です。

仕訳入力

売掛金登録と請求書のデータを元に帳簿作成をしないといけないので、会計ソフトに入力する作業です

軽仕込み作業

そして、最後に①売掛管理シート③仕訳の消込、そして未入金に対する対応も発生します。

このような作業で一ヶ月はあっという間に過ぎてしまいます。

なので「経営管理」のための役割を担う時間が限られるということになります。

 

業務フローの見える化×ツール導入=業務改善

売掛金の作業でいうと

    1. 売掛金管理
    2. 請求書作成
    3. 仕訳入力
    4. 消込作業

があります。

実はこの作業、一回の入力で4つの内容に反映させることができます。

それが「クラウド会計ソフト」の導入です。

そして、インターネットバンキングを使うとクラウド上のデータを読み込み、消込を推測してくれます。

AIRPAといった今流行のワードですが、これらの仕組みをきちんと理解し、社内の業務フローとツールを組合わえると圧倒的な作業効率化を図ることが可能です。

こちらが弊社で実装した効率化後の業務フロー図です。

理想的な経理業務×IT導入のフロー図

まとめ

いかがでしょうか?

クラウド会計ソフトだけの導入をすると経理が楽になるという誤解をされている経営者・経理部の方もいらっしゃいますが、それは誤解です。

それらのシステムを上手く使って作業効率化するためには、

現行の業務フローを洗い出し、

ムダを省いた状態で、ツールを導入することが重要です。

そのためにもまずは「業務フローの見える化」に取り組むことが先決です。

最後に

弊社は【トップセールスマン育成】×【戦略的システム導入】で成果を出す組織を創ることを専門とするコンサルタントです。

システム導入を失敗した苦い経験がある、システム導入を成功に導きたい方は是非弊社にお声がけください。

ここでは言えない某人材会社大手や大手税理士法人でも実績がありますのでぜひ下記お問い合わせよりご連絡をください。

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では、本日も多くのお客様と出会い、地方×ITが伝播できますように。